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Wir brauchen keine Zeiterfassung? Eine Entscheidung mit Folgen!
Veröffentlicht August 2026
In vielen Betrieben erfolgen die Arbeitszeitaufzeichnungen nach wie vor manuell oder per Excel-Liste durch die Mitarbeitenden selbst. Weil es immer schon so gemacht wurde und weil es einfach und kostengünstig erscheint. Oder es werden gar keine Aufzeichnungen geführt unter dem Motto: "Wir vertrauen unseren Mitarbeitern!"
Doch was im Alltag unkompliziert wirkt, kann bei einer Prüfung durch das Arbeitsinspektorat oder im Rahmen einer GPLB-Prüfung, einer Kündigung oder in einem Arbeitsgerichtsverfahren rasch teuer und zeitaufwendig werden. Denn plötzlich sind genaue Arbeitszeitaufzeichnungen nicht mehr lästige Bürokratie, sondern das wichtigste Beweismittel.
Warum sind Arbeitszeitaufzeichnungen so wichtig?
Arbeitgeber sind nach dem Arbeitszeitgesetz (AZG) grundsätzlich verpflichtet, Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden ihrer Arbeitnehmer:innen zu führen. Verstöße gegen diese Verpflichtung können verwaltungsstrafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Darüber hinaus können mangelhafte oder fehlende Aufzeichnungen bei Behördenprüfungen oder arbeitsrechtlichen Streitigkeiten erhebliche Nachteile verursachen.
Arbeitszeitaufzeichnungen dienen insbesondere
- als Grundlage für eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung,
- der Dokumentation von Mehr- und Überstunden sowie Zeitguthaben,
- der Kontrolle der Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeit- und Ruhezeitbestimmungen,
- um der Transparenzpflicht gegenüber den Mitarbeitenden nachzukommen
- als Beweismittel in arbeitsrechtlichen Verfahren sowie
- als Nachweis gegenüber Behörden im Rahmen von Prüfungen.
Eine ordnungsgemäße Arbeitszeitdokumentation schützt daher sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer:innen.
Welche Arbeitszeiten sind aufzuzeichnen?
Grundsätzlich sind folgende Daten zu dokumentieren:
- Beginn und Ende der tatsächlich geleisteten täglichen Arbeitszeit,
- Dauer und Lage der gesetzlich vorgeschriebenen Ruhepausen, soweit diese aufzeichnungspflichtig sind,
- Nichtleistungszeiten (z. B. Urlaub, Krankenstand, Pflegefreistellung oder Arztbesuche),
- Beginn und Dauer eines vereinbarten Durchrechnungszeitraums.
Die häufigsten Fehler und somit Risiken in der Praxis
Risiko #1: Gar keine Aufzeichnungen
Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen und ein gutes Miteinander ersetzen keine gesetzlich vorgeschriebene Dokumention und Erschweren eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung. Arbeitszeitaufzeichnungen sind ein "must-have" und haben nichts mit Misstrauen oder unnötiger Bürokratie zu tun.
Risiko #2: Manuelle Stundenzettel
Händische Stundenzettel oder Excel-Listen sind besonders fehleranfällig. Typische Probleme sind:
- Zahlendreher und Eingabefehler,
- unvollständige oder verspätete Eintragungen,
- verlorene oder unleserliche Aufzeichnungen,
- Übertragungsfehler in die Lohnverrechnung,
- nicht dokumentierte Pausen oder Fehlzeiten,
- pauschale Zeitangaben anstelle der tatsächlichen Arbeitszeiten,
- fehlende Bestätigungen der Arbeitnehmer:innen.
Darüber hinaus erschweren manuelle Aufzeichnungen die Kontrolle der Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Bestimmungen.
Risiko #3: Mitarbeiter:innen sind für die Arbeitszeitaufzeichnungen selbst verantwortlich
Die Arbeitszeit kann grundsätzlich auch durch Arbeitnehmer:innen aufgezeichnet werden. Die rechtliche Verantwortung für ordnungsgemäße Arbeitszeitaufzeichnungen verbleibt jedoch stets beim Arbeitgeber.
Ohne klare Vorgaben und regelmäßige Kontrolle besteht das Risiko unvollständiger oder fehlerhafter Aufzeichnungen. Im Streitfall kann dies die Beweisführung erheblich erschweren.
Risiko #4: Der Dienstplan ersetzt die Arbeitszeitaufzeichnung
Ein Dienstplan dokumentiert lediglich die geplanten Arbeitszeiten. Maßgeblich ist jedoch die tatsächlich geleistete Arbeitszeit.
Werden Überstunden geleistet, Dienste getauscht oder Arbeitszeiten geändert, müssen diese Abweichungen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Risiko #5: Fehlzeiten werden nicht vollständig dokumentiert
Auch Nichtleistungszeiten sind Bestandteil einer vollständigen Arbeitszeitdokumentation.
Urlaub, Krankenstand, Pflegefreistellung, Arztbesuche oder sonstige Abwesenheiten bilden eine wesentliche Grundlage für die korrekte Entgeltabrechnung und die Nachvollziehbarkeit der Arbeitszeitkonten.
FAQ
Sind Arbeitszeitaufzeichnungen für jeden Betrieb verpflichtend?
Ja. Die Verpflichtung zur Arbeitszeitaufzeichnung gilt grundsätzlich für alle Unternehmen die Mitarbeiter beschäftigen, auch Kleinbetriebe und Familienbetriebe.
Wer trägt die Verantwortung für die Arbeitszeitaufzeichnungen?
Die Verantwortung liegt stets beim Arbeitgeber.
Auch wenn Arbeitnehmer:innen ihre Arbeitszeiten selbst erfassen, bleibt der Arbeitgeber für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Aufzeichnungen verantwortlich. Empfehlenswert ist eine regelmäßige Kontrolle und Bestätigung der Aufzeichnungen.
Müssen auch Arbeitnehmer:innen mit All-in-Vereinbarung ihre Arbeitszeit aufzeichnen?
Ja. Eine All-in-Vereinbarung befreit nicht von der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht. Darüber hinaus ist regelmäßig zu prüfen, ob sämtliche geleisteten Überstunden durch die All-in-Vereinbarung tatsächlich abgegolten sind (Deckungsprüfung).
Wie lange sind Arbeitszeitaufzeichnungen aufzubewahren?
Aus arbeitsrechtlichen, steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Gründen empfiehlt sich jedoch eine Aufbewahrung von mindestens sieben Jahren.
Unser Praxistipp:
Ganz klar: eine elektronische Zeiterfassung!
- Eine elektronische Zeiterfassung unterstützt Arbeitgeber bei der Erfüllung ihrer gesetzlichen Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Arbeitszeitaufzeichnung gemäß Arbeitszeitgesetz (AZG).
- Durch die lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation wird die Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Arbeitszeitbestimmungen erleichtert.
- Die elektronische Erfassung schafft eine verlässliche Grundlage für eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie für die Berechnung von Mehr- und Überstunden.
- Im Falle von Behördenprüfungen oder arbeitsrechtlichen Streitigkeiten stehen vollständige und nachvollziehbare Arbeitszeitaufzeichnungen als wichtiges Beweismittel zur Verfügung.
- Die digitale Zeiterfassung reduziert Fehlerquellen und erhöht die Rechtssicherheit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen.
Aus Sicht einer Investitionsentscheidung stellt eine elektronische Zeiterfassung auch für Kleinbetriebe eine wirtschaftlich sinnvolle Maßnahme dar. Die anfänglichen Einführungskosten amortisieren sich in der Regel durch geringeren Verwaltungsaufwand, reduzierte Fehlerquellen bei der Lohnverrechnung, bessere Kontrolle der Arbeitszeiten und eine effizientere Personaleinsatzplanung. Dadurch entstehen langfristige Einsparungen und ein nachhaltiger Mehrwert für den Betrieb.